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分類清單
主計室業務簡介

 

壹、主計室業務簡介

一、會計組:辦理預(概)算之籌編、分配預算及收支估計表之編製、預算保留及補辦預算之申請、出納事務查核及盤點、校務基金資本門經費支用之審核及財物採購監辦(驗)、各類補助及委辦(建教案)計畫經費支用之審核及財物採購監辦(驗)、現金捐贈計畫經費支用之審核及財物採購監辦(驗) 、推廣教育計畫及場地及設備管理計畫經費支用之審核及財物採購監辦(驗) 、配合保管組財產監盤。

二、歲計組:校務基金經常門支用之審核及財務採購監辦(驗)、學雜費收入及減免業務、收支帳務傳票之編製、會計月報及半年報之編送、年度決算書之編送、帳冊單據憑證之整理及保管、統計資料之彙編保管及各項統計報表之編報、財物撥入撥出及捐贈之審核、出納事務查核及盤點、配合保管組財產監盤。

貳、本校經費支用請購及報銷流程

一、經費之支用分「部門預算」及「計畫經費」兩部分,均需進入主計室網頁左下方-『網路請購系統』內進行請購及核銷程序:

(一)財物、勞務及工程採購案件請購及報銷作業(不含科研採購):

1.逾10萬元採購案件

(1)需求單位簽請校長或授權代簽人核准採購,如採用集中採購(共同供應契約),應由經費動支單位至公共工程委員會『電子採購系統』列印「請購單」(本流程係依據總務處事務組標準作業流程),併同進入『網路請購系統』辦理請購作業。

(2)採購案核准動支後,由總務處事務組或營繕組辦理招標、比價、議價事宜,並由需求單位使用『網路請購系統』輸入請購資料,決標後由總務處事務組或營繕組會同保管組及使用單位辦理驗收,由總務處事務組或營繕組使用「網路請購系統」進行報銷作業,併同發票及相關附件送出各相關單位核章。

2.1萬元(含)以上、10萬元(含)以下之採購案件

(1)由動支經費之業務單位,使用『網路請購系統』輸入請購資料,由該系統產生並列印「國立虎尾科技大學請購單」併同廠商估價單送出各相關單位核章。

(2)「請購單」核准後由動支經費之業務單位進行採購及驗收,報銷時須使用『網路請購系統』輸入廠商及發票資料,由系統產生並列印「粘貼憑證用紙」,發票粘貼後併同相關附件送出各相關單位核章。

3.1萬元(不含)以下之採購案件

由動支經費之業務單位先行採購,於事後使用『網路請購系統』輸入請購資料後,直接由系統列印「粘貼憑證用紙」,發票粘貼後併同相關附件送出各相關單位核章。

(二)人事費及旅費報銷作業

1.各項人事費:由經費動支單位,使用『網路請購系統』輸入必要資料後,由系統列印各項印領清冊,併同相關附件送出各相關單位核章。

2.國內、外差旅費:由動支經費之業務單位,使用『網路請購系統』輸入必要資料(應盡量選擇由人事室『差勤線上簽核系統』內之資料檔匯入)後,由系統列印旅費報告表,併同相關附件送出各相關單位核章。

二、『網路請購系統帳號及密碼之取得:由主計室設定以各請購人之「員工編號」作為帳號及密碼,請購人進入『網路請購系統』後可點選進入畫面上方-『輔助項目服務』中修改密碼。

(一)補助或委辦計畫經費

(1)由主計室設定以計畫主持人之「員工編號」作為帳號及密碼,請購人進入『網路請購系統』後可點選進入畫面左下方-『輔助項目服務』中修改密碼。

(2)於補助或委辦機關核撥第一期款時,由主計室以計畫通知單通知計畫主持人開始支用及相關事項。

(二)部門經費:各系、所部門經費支用請購由該系、所行政人員辦理。

三、支出款項請購核銷付款作業及其餘業務項目作業流程請参考主計室網頁左方『標準作業流程(SOP)』。